زمانی بود که استفاده از نرم افزار در سازمان ها و ادارات رواج زیادی نداشت و آنچنان که باید و شاید از آن استفاده نمی شد از سال 84 نرم افزار مدیریت کنترل پروژه را برای یک شرکت طراحی و پیاده سازی کرده بودیم و تا سال 1391 نرم افزار مدیریت قرارداد ها رو به پایان رساندیم، البته چند سازمان دولتی و خصوصی از این نرم افزار استفاده می کردند، و به این خاطر که این نرم افزار قدرت بیشتری داشته باشد با مشاوران قراردادی خصوصی و دولتی صبحت شد، ایده و نظرات زیادی داشتیم و سرگرم کار بودیم.

بعد از مدتی برای شرکت در یک مناقصه به سازمان مورد نظر مراجعه کردیم و با سد ثبت نام در لیست پیمانکاران آن شرکت مواجه شدیم هیچ کس اطلاعات درستی از این بابت به ما نمی داد و باید از چند نفر این اطلاعات را جمع آوری می کردیم همه مدارک مورد نیاز را فراهم کردیم تا بتوانیم نظر همه مسئولین را جلب کنیم تا در لیست پیمانکاران آن شرکت پذیرفته شویم، هر زمان که مراجعه می کردیم به مورد جدید برمی خوردیم که باید مدرک جدیدی ارائه دهید

همیشه مقدار زیادی رو نوشت از اطلاعات و مدارک به همراه داشتیم تا مدرکی که نیاز بود را در همان لحظه ارائه دهیم و در آخر این نگرانی وجود داشت که بعد از تحویل مدارک به شخص، احتمال مفقود شدن آن مدارک وجود دارد و این روند حداقل به یک ماه می رسید، تازه با کلی عز التماس و شنیدن منت ثبت انجام می شد.

این آخر کار ما نبود و نمی دانستیم آیا لیست درستی از افرادی مثل ما وجود دارد؟

آیا کارمند نمونه اداره برای دلخوشی یا از سر باز کردن به ما گفته که ثبت نام انجام شده؟

خلاصه با هزاران جور مشکل کار انجام شد. تازه اون موقع بود که فهمیدیم این قرارداد نیازی به ثبت نام نداشته و شرکت دیگری بدون گذراندن این مراحل به راحتی قراردادی که برایش بسیار تلاش کرده بودیم برنده مناقصه شد و یه لیوان آب هم روی آن خورده بود و که اصلاً صلاحیت آن احراز نشده بود. در همان روز متوجه شدیم که ما در این مشکل تنها نبودیم و پیمانکاران دیگری هم این مشکل داشتند، به فکر فرو رفتیم و به این نتیجه رسیدیم که باید سامانه ای برای این کار طراحی کنیم. شروع به طراحی این نرم افزار با قابلیت اتصال به نرم افزار مدیریت قرارداد ها کردیم که پیمانکاران بتوانند به راحتی تمامی مدارک مورد نیاز اعم از ضروری و غیر ضروری را در این سامانه پس از ثبت نام و بارگذاری کنند.

سامانه را طوری طراحی کردیم که کاربر با تنظیم بتواند تأیید ثبت نام را به صورت دلخواه تک مرحله ای یا دو مرحله ای نمایند.

امکانات دیگر این سامانه به شرح زیر بود.

گروه بندی پیمانکارن

کاربر سامانه می توانست پیمانکاران ثبت نام شده را به دو یا چند دسته (مثل: تولید کننده، پیمانکار، مشاور، و....) تقسیم کند یا انتخاب این کار را به خود پیمانکار اختصاص دهد و یا گروه بندی که در شکل زیر مثال آن را آوردیم پیمانکاران را به دسته های خورد تری نیز گروه بندی نماید.

رسته کاری:

1. حوزه انفورماتیک
   پرداخت های نوین
   شبکه و امنیت
   مخابرات و الکترونیک
   نرم افزار و سخت افزار
2. حوزه فنی
   پیمانکار طرح وساخت
   تولید کننده آسفالت
   تولید کننده جداول بتنی پیش ساخته
   تاسیسات ساختمان
   برق ساختمان

با معرفی این امکان به یکی از سازمان های طرف قرارداد خودمان سریعاً و با اشتیاق زیاد نصب نرم افزار را تسریع کرد و با یک اعلان عمومی سیل پیمانکاران برای ثبت نام در سامانه سرازیر شد و بعد از چند روز اطلاعات کاملی از 3000 پیمانکار در سامانه جمع آوری شده بود.

امکانات بیشتری و دسته بندی های بیشتر برای پیمانکاران که در نرم افزار دیده شده است

پیمانکاران به دو دسته حقیقی و حقوقی تقسیم شده اند و هر کدام از این دسته ها را میتوانید در دسته بندی های دیگری همچون مواردی که در زیر به آنها اشاره شده اند قرار دهید.

پیمانکاران حقوقی دسته بندی دیگری نیز وجود دارد که جدای از دسته بندی بالاست و شامل موارد زیر می باشد:

ثبت اطلاعات پیمانکاران حقوقی:

1. نوع ثبت شرکت
   مسئولیت محدود
   سهامی خاص
   سهامی عام
   تضامنی
   نیمه دولتی
   تعاونی
2. ثبت اطلاعات هویتی و ثبتی شرکت های پیمانکار
   نام شرکت
   شماره ثبت
   شناسه ملی
   اطلاعات حساب
   و …
3. ثبت اطلاعات تماس شرکت های پیمانکار
   آدرس
   تلفن
   ایمیل
   اطلاعات تماس نماینده
   لیست و شماره های شعب
   و...
4. ثبت اطلاعات مدیران شرکت
   مدیر عامل
   هیئت مدیره
5. در این بخش اطلاعات جامعی از تمامی اعضای هیئت مدیره و صاحبان امضا قابل ثبت می باشد. علاوه بر ثبت اطلاعات هویتی هر یک می توان تعیین کرد که کدام یک دارای حق امضا می باشند و اعتبار امضا ایشان تا چه زمانی است و اطلاعاتی همچون تاریخ شروع مسئولیت و پایان مسئولیت بر اساس روزنامه رسمی را ثبت کرده و همچنین در صورت لزوم آلارم مربوط به پایان اعتبار امضا را فعال نماییم.
6. ثبت اطلاعات کامل سهامداران حقیقی و حقوقی و اطلاعات سهام آنها نیز قابل ثبت می باشد. از اطلاعات جامع این بخش می توان به ثبت اطلاعات هویتی سهام داران، مقدار سهم به درصد و یا تعداد، ارزش سهام و ... اشاره نمود.
7. ثبت آگهی تصمیمات شرکت ها (روزنامه رسمی، آگهی تأسیس، آگهی تغییرات و …)
8. ثبت اطلاعات مجوز ها و گواهینامه ها
9. ثبت سوابق اجرائی شرکت های پیمانکار (خلاصه ای از اطلاعات قراردادهایی که با آن پیمانکار داشته اید.)
10. ثبت اطلاعات پرسنل فنی (اطلاعات هویتی، اطلاعات تماس، سال سابقه، تاریخ استخدام و ...)
11. ثبت اموال منقول و غیر منقول شرکت های پیمانکار تعریف اموال منقول و غیر منقول به طور کلی در زیر آورده شده است
    منقول از نظر لغوی، به معنای قابل حمل می باشد. در قانون مدنی اموال منقول به اشیایی که نقل آن از محلی به محل دیگر ممکن باشد بدون اینکه به خود یا محل آن خرابی وارد آید، گفته شده است؛ مانند ماشین، اثاثیه منزل، بخاری، کولر و... .
    اموال غیرمنقول در لغت به معنای غیرقابل حمل است و این معنا با مباحث حقوقی مناسبت دارد. لذا قانون گذار: «اموالی را که نتوان از محلی به محل دیگر نقل نمود، اعم از اینکه استقرار آنها ذاتی باشد، یا به واسطه عمل انسان، به نحوی که نقل آن مستلزم خرابی یا نقص خود مال یا محل آن شود» غیرمنقول شمرده است. در سیستم مدیریت پیمانکاران اموال غیر منقول به ازای رسته های کاری مختلف قابل تعریف و ثبت می باشد.

نتیجه گیری

با استفاده از نرم افزار مدیریت امور قرارداد ها خصوصا پنل ثبت نام پیمانکاران میتوانید مدیریت آنهارا در دست داشته باشید. این تنها مزیت این نرم افزار نیست بلکه گروهبندی های مختلف و مرتبط با پیمانکاران مشاهده تعداد قرارداد های پیمانکاران و بی نهایت دسته بندی برای آنها داشته باشید.

امکان دیگری که این نرم افزار به شما می دهد این است که بروکراسی اداری کاملا حذف شده و سرعت ثبت نام پیمانکاران به شدت افزایش می یابد و مراجعه پیمانکاران به سازمان شما به مقدار 90% کاهش میابد. نظر استفاده کنندگان این نرم افزار این است که میتوانند در زمان انتخاب پیمانکار دردر هر زمینه ای(مناقصه، مزایده و یا استعلام قیمت) با سرعت بیشتری پیمانکاران مورد نظر را انتخاب نمایند و این خود باعث بالا بردن بهره وری در سازمان آنها شده است.

پرسش و پاسخ

1. آیا میشود خودمان ثبت نام پیمانکار را انجام دهیم ؟
   بلی این امکان وجود دارد که بتوانید خودتان ثبت نام را برای پیمانکار انجام دهید و نام کاربری و رمز عبور را برای ایشان ارسال کنید
2. اگر پیمانکار رمز عبور خود را فراموش کند چونه میتواند آن را به دست بیاورد
   نرم افزار دارای قابلیت بازیابی رمز عبور می باشد و همچنین مدیر سامانه میتواند اطلاعات رمز عبور را دوباره تنظیم کند و به پیمانکار ارسال کند
3. نرم افزار قابلیت ارائه اطلاعات به نرم افزار های دیگر را دارد؟
   بله تمامی امکانات نرم افزار امکان ارائه سرویس را دارد و میتواند لطلاعات مورد نیاز را به هر نرم افزار دیگری ارایه دهد
4. چگونه میتوان در نرم افزار پیمانکاران را دسته بندی گرد
   در نرم افزار مدیریت امور قرارداد ها و پیمانکاران 3 دسته اصلی (پیمانکار، مشاور، تولید کننده) معرفی شده است و مشا میتوانید دسته بندی های دیگری را برای آنها معرفی کنید.
5. آیا میشود زیر مجموعه این سه دسته نیز دسته بندی خورد تری داشته باشیم
   بله میتوانید پیمانکاران را در رسته و رشته های مختلف به صورت نامحدود دسته بندی کنید

لینک های مرتبط